Il caso: Il cliente è una società di consulenza che sta vivendo una fase di crescita e trasformazione.

Per migliorare la capacità di risposta ai cambiamenti e aumentare la qualità dei progetti, l’azienda ha scelto di introdurre autonomamente il framework Scrum, iniziando da un progetto pilota per un importante Cliente con l’obiettivo di estendere il framework progressivamente agli altri progetti.

Durante il progetto pilota emergono diverse criticità causate dall'interpretazione errata di alcuni concetti agili e il progetto subisce una interruzione.

L'intervento di PMProgetti: Abbiamo iniziato il percorso affiancando il "Project Manager" e il Team per costruire una comprensione condivisa della filosofia agile e dei principi alla base di Scrum. Era fondamentale creare un terreno comune, una visione chiara di cosa significasse davvero lavorare in modo agile. Molte incomprensioni sono emerse durante la formazione, il che ha permesso di chiarire diversi aspetti legati al mondo agile.

Insieme al cliente abbiamo riorganizzato il Team di progetto, lavorando non solo sugli aspetti tecnici, ma anche sulla cultura collaborativa e sulla responsabilità condivisa. Terminata la formazione, abbiamo sostenuto il Product Owner, lo "Scrum Master" e il Team con attività di coaching mirate, dandogli supporto nei primi Sprint di progetto, aiutandoli ad acqusire confidenza con i nuovi ruoli e a trasformare teoria e strumenti in pratica quotidiana.

Dopo alcuni Sprint, il Team ha iniziato a muoversi con autonomia, mostrando maggiore confidenza, fluidità, trasparenza e capacità di adattamento. Gli eventi Scrum cominciavano ad avere un senso e il miglioramento del Team era evidente.

A quel punto il nostro intervento si è spostato sulla scalabilità: come portare l’approccio Scrum anche ad altre iniziative progettuali, mantenendo coerenza, qualità e valore. Abbiamo riallineato il PMO aziendale, definito un framework metodologico di progetto agile allineato con il ciclo di vita dei  progetti dell'organizzazione, e  supportato il Management dell'organizzazione verso un cambiamento di Leadership più adeguata ai progetti agili. Per la scalabilità ci siamo riferiti ai framework Nexus e SAFE.

Il caso: Il cliente è un gruppo di società di consulenza. L'azienda ha deciso di introdurre il framework Scrum per lo sviluppo dei progetti informatici per tutte le aziende del gruppo (oltre 80).

Tuttavia i contratti con i Clienti seguono le regole del ciclo di vita plan-driven. Bisogna ridefinire i contratti (di progetti e servizi) secondo le regole Agili.

L'intervento di PMProgetti: Dopo aver curato la formazione sul framework Scrum per gli Scrum Master, i Product Owner e i Developers, e portato alle certificazioni PSM-I, PSPO-I e PSD-I molti professionisti (oltre 2.000 persone), ci è stato chiesto supporto nell'adeguamento delle proposte e dei contratti al framework agile.

Il nostro intervento si è concentrato nella ridefinizione degli schemi di proposta tecnica ed economica secondo i principi agili.

Abbiamo proposto una struttura multi-livello (multi-tier) omposta da:

• una sezione Master Service Agreement che contenesse gli elementi fissi di proposta/contratto,
• una sezione Service Category che raggruppasse gli elementi variabili di proposta/contratto
• una sezione Capitolato (SOW) per dettagliare gli elementi dinamici.

Milestone e termini di pagamento sono stati organizzati per enfatizzare il Valore effettivamente consegnato.

In alcuni tipi di contratti Time and Materials è stato introdotto il concetto di Time and Materials graduato, che collega la qualità e la tempestività del lavoro realizzato al compenso economico, comprendendo un premio in caso di consegna anticipata e una riduzione per consegna in ritardo.

Per la gestione delle Richieste di Cambiamento (Change Request) abbiamo proposto l'Opzione di ambito dinamico che offre la possibilità di variare l’ambito e finanziare l’innovazione in momenti specifici, limitando il rischio del fornitore. 

Infine abbiamo introdotto lo schema Money for nothing per la gestione di chiusure dei contratti in anticipo al fine di massimizzare il valore del progetto per il Cliente e rafforzare la presenza del gruppo attraverso l'acquisizione di business ulteriore.

Il caso: Il cliente è una società nel settore della meccanica che ha deciso di realizzare un sistema informatico per la gestione amministrativa degli interventi dei manutentori (oltre 1000 distribuiti in tutta l'Italia).

Il progetto è stato affidato ad una società di consulenza ICT che ha proposto un'applicazione basata su un sistema di worflow management.

La prima fase del progetto che aveva seguito un ciclo di vita di tipo plan-driven (waterfall) aveva presentato molte criticità e la relazione con la società informatica era compromessa. Tuttavia il sistema necessitava di essere completato e il cliente aveva deciso di effettuare degli interventi di miglioramento per renderlo fruibile. I dubbi erano molti, sia dal punto di vista cliente che del fornitore (la società di consulenza ICT).

L'intervento di PMProgetti: Dopo un confronto con il cliente e la società informatica abbiamo proposto di cambiare approccio al progetto e seguire un ciclo di vita change-driven (agile) basato sul framework Scrum. Ne il cliente ne la società di informatica conoscevano l'approccio Scrum. Un consulente certificato di PMProgetti ha assunto il ruolo di Scrum Master.

Lo Scrum Master ha inizialmente organizzato un workshop per introdurre i concetti Agili, parametrizzare il progetto (definire i ruoli, gli Sprint, la DoD, la Roadmap, il Product Backlog, ecc.), e soprattutto per ricostruire il team di progetto coinvolgendo sia il cliente che la società informatica. Inizialmente i dubbi erano molti, lo scetticismo da entrambe le parti era forte ed evidente.

Ma dopo i primi due Sprint di progetto, il team di progetto (cliente e fornitore) aveva superato le principali criticità emerse nella precedente fase di progetto: i ruoli erano chiari, la gestione agile delle change request aveva reso il progetto flessibile, la qualità del progetto e del prodotto era migliorata, il team stava seguendo la road-map alla lettera mantenendo le promesse, l'analisi dei requisiti era decisamente migliorata.

La seconda fase del progetto si è conclusa nel rispetto dei tempi e costi, gestendo alcuni cambiamenti in corso d'opera che non erano prevedibili inizialmente. In una retrospettiva finale, il cliente e il fornitore (in modo particolare il team del fornitore) erano visibilmente soddisfatti dei risultati e il cliente ha deciso di proseguire la relazione con il fornitore. Una frase del cliente che ci ha colpito è stata questa: "Questo progetto è stato semplice, ma non saremmo mai riusciti ad ottenere questo risultato senza questo Scrum Master".