Il caso: Dopo una lunga collaborazione durata 5 anni e aver avviato l'azienda (una multinazionale) agli approcci Agili, il contesto era chiaro fin dal primo giorno: sei team internazionali, distribuiti in più di 12 paesi, chiamati a risolvere problemi tecnici complessi su macchine confezionatrici installate in tutto il mondo. 

Ogni problema era un progetto a sé: diverso cliente, diverso contesto, diverse condizioni operative. Un programma così non si governa con processi standard. Serve metodo, ma anche sensibilità culturale. Serve struttura, ma anche adattamento. Serve Agile, ma Agile vero. 

E così è iniziato un viaggio lungo quattro anni.

L'intervento di PMProgetti: Il punto di partenza comprendeva sei team distribuiti nel mondo, tante culture, un’unica sfida. 
I team erano misti: ingegneri, tecnici, specialisti di prodotto, persone con background e mentalità molto diverse. Due Scrum Master, sei Product Owner, backlog separati, priorità che cambiavano rapidamente. La complessità non era solo tecnica. Era culturale.

Come si crea un linguaggio comune tra persone che vivono in paesi diversi, parlano lingue diverse, hanno abitudini professionali diverse? Come si costruisce un modo di lavorare condiviso quando ogni team ha problemi diversi?

Il nostro approccio: partire dalle basi, insieme. Abbiamo iniziato da ciò che per noi è fondamentale: la formazione.
Non una formazione teorica, ma un percorso pratico, costruito sui problemi reali dei team. Quindi abbiamo organizzato:

• Workshop per adattare Scrum alle specificità di ciascun team,
• Supporto ai Product Owner nella creazione dei Product Backlog,
• Caricamento e configurazione dei backlog su Jira,
• Creazione di Kanban Board comuni per migliorare la comunicazione inter-team e con le aziende esterne
• L’obiettivo non era “fare Scrum”, ma costruire un sistema di lavoro comune e sostenibile che facilitasse la comunicazione fra team. 

La complessità quotidiana: priorità, culture, fornitori. Ogni team aveva un proprio Product Backlog, perché ogni cliente aveva esigenze diverse. La priorità dei problemi cambiava spesso, e le soluzioni più complesse richiedevano il coinvolgimento di aziende meccaniche terze.

 Per evitare che i team si isolassero, abbiamo introdotto:

• Meeting periodici di allineamento cross-team,
• Tracciatura completa su Jira: Product Backlog, Sprint Backlog, Retrospective, Report,
• Analisi dei flussi con Cumulative Flow Diagram e Lean Analysis - per identificare i problemi più complessi.

L’obiettivo era semplice: rendere visibile il lavoro, per renderlo migliorabile.

La sfida del roll-out: dopo la partenza del primo team, la sfida è stata far partire tutti gli altri 5 team in 4 mesi. È stato un lavoro intenso, fatto di:

• Coaching quotidiano,
• Affiancamento ai Product Owner,
• Facilitazione degli eventi Scrum,
• Supporto ai team nel passaggio da un approccio reattivo a uno iterativo,
• Coaching individuale e di team.

E ce l’abbiamo fatta. Tutti i team sono partiti nei tempi previsti. 

Scrum e SAFe: quando serve coordinare, non complicare. Per gestire i momenti di pianificazione inter-team - soprattutto quando più team lavoravano sullo stesso cliente o sulle stesse macchine - abbiamo integrato elementi di SAFe e Nexus. Non per creare burocrazia. Ma per dare ai team un modo semplice e strutturato per:

• Allineare le priorità,
• Condividere dipendenze,
• Pianificare rilasci coordinati.

È stato uno dei passaggi più apprezzati dai team, perché ha trasformato la complessità in collaborazione.

Quattro anni dopo: cosa è cambiato davvero? Non è cambiato solo il modo di lavorare. È cambiata la cultura. I team hanno imparato a:

• Collaborare oltre i confini geografici,
• Condividere problemi e soluzioni,
• Prendere decisioni rapide,
• Gestire backlog complessi,
• Comunicare con fornitori esterni in modo più efficace,
• Misurare e migliorare i propri flussi di lavoro.

E soprattutto, hanno imparato a fidarsi del processo.

La verità è che questo non è stato un progetto (programma). È stata una trasformazione. Una trasformazione fatta di persone, non di strumenti. Di conversazioni, non di procedure. Di piccoli miglioramenti quotidiani, non di grandi annunci. E per noi, essere parte di questo percorso per oltre quattro anni è stato un privilegio.