Il caso: Quando la Biblioteca di una delle più importanti università italiane ci ha contattati, la richiesta era chiara: serviva un modo nuovo per gestire i progetti. Non un semplice insieme di strumenti, ma un vero punto di riferimento capace di dare ordine, metodo e supporto alle iniziative che stavano crescendo in numero e complessità.

Il contesto era quello tipico delle organizzazioni accademiche: grande competenza tecnica, forte spirito di servizio, ma poca abitudine a lavorare con logiche di Project Management strutturato. Il rischio? Progetti che avanzano lentamente, informazioni disperse, responsabilità non sempre definite, demotivazione dei Project Manager. 

Era il momento di costruire un PMO che desse struttura ai progetti e dignità e visibilità ai Project Manager.

L'intervento di PMProgetti: Abbiamo affiancato il cliente con un Project Manager Senior certificato PMI-PMOCP e SPS (Scrum.org), che ha progettato e realizzato il PMO partendo da un principio fondamentale: la metodologia deve adattarsi all’organizzazione, non il contrario. Abbiamo usato le linee guida metodologiche definite negli standard PMI e le linee guida Agili per scalare Scrum a livello enterprise.

Insieme abbiamo:

• definito ruoli e responsabilità all’interno dei progetti
• costruito una metodologia di Project Management leggera, pratica e fortemente ispirata agli approcci Agili
• introdotto strumenti semplici e immediati: un sistema documentale per centralizzare le informazioni, uno strumento di pianificazione agile per gestire backlog, priorità e avanzamento.

L’obiettivo non era creare burocrazia, ma rendere i progetti più chiari, più veloci e più collaborativi. Non "carta" ma "risultati". 

Far crescere le persone è il vero cuore del progetto. Il PMO non è solo processi e strumenti. È soprattutto competenze. Per questo abbiamo lavorato fianco a fianco con i Project Leader della Biblioteca, accompagnandoli in un percorso di crescita continua.

Attraverso workshop, coaching operativo e momenti di confronto, li abbiamo aiutati a:

• pianificare in modo più efficace
• gestire priorità e dipendenze
• monitorare l’avanzamento
• comunicare meglio con stakeholder e team
• interagire fra loro per creare una vera comunità di Project Manager.

Il risultato è stato immediato: maggiore consapevolezza, più autonomia e una gestione dei progetti decisamente più fluida.

Una sperimentazione che diventa modello. Il PMO è nato come sperimentazione su un primo gruppo di iniziative. Ma i risultati hanno parlato da soli: più ordine, più trasparenza, più capacità di portare a termine i progetti. Per questo l’università ha deciso di estendere il modello a tutte le iniziative della Biblioteca, trasformando il PMO in un vero e proprio abilitatore di innovazione interna.