Il caso: Il cliente è una delle principali realtà del settore assicurativo. Aveva appena avviato un programma ambizioso: migliorare l’efficienza dell’intera area sinistri. Un percorso che comprendeva tutto: un nuovo sistema informatico, l’adeguamento alle normative CARD, la riorganizzazione delle attività di periti e agenzie, l’introduzione di nuovi strumenti hardware.

Dodici gruppi di lavoro, decine di persone coinvolte, scadenze serrate, dipendenze incrociate. Il Program Manager aveva bisogno di un presidio forte, capace di dare ordine, metodo e direzione a un mosaico così articolato. Ed è qui che siamo entrati in gioco.

L'intervento di PMProgetti: Il nostro compito è stato chiaro fin dal primo giorno. Dovevamo avviare e gestire il Program Management Office di primo livello, l'organizzazione che avrebbe sostenuto quotidianamente il Program Manager.

Abbiamo iniziato dalle fondamenta, perché un PMO efficace nasce da processi solidi:

• definizione delle procedure di avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura dei progetti
• strutturazione dei processi di coordinamento tra i vari gruppi di lavoro
• creazione di un sistema di comunicazione chiaro, trasparente, sostenibile
• modelli di reporting pensati per dare al Program Manager e al Comitato Guida una visione immediata e affidabile.

Poi abbiamo costruito gli strumenti: template, format, documenti operativi. Non semplici file, ma un linguaggio comune che permettesse a tutti di lavorare con coerenza e chiarezza.

La gestione quotidiana: essere il punto di equilibrio. Durante i 14 mesi di programma, il nostro PMO è diventato il centro di gravità del progetto. Ci siamo occupati dell’organizzazione degli incontri di coordinamento, della preparazione dei materiali per l’alta direzione, del monitoraggio dei progressi, della gestione delle criticità. Abbiamo fatto da ponte tra i 12 gruppi di lavoro, garantendo che ogni pezzo del puzzle si incastrasse al momento giusto. Il programma ha coinvolto oltre 50 persone: il PMO era il luogo in cui tutto trovava ordine, la comunicazione era gestita, i piani e i SAL venivano costantemente aggiornati.

Il valore creato: un PMO che dà forma alla trasformazione. Alla fine del percorso, il cliente non aveva solo un Project Office funzionante. Aveva un sistema di governance chiaro, processi maturi, strumenti condivisi e un Program Manager supportato da un presidio solido e affidabile. Aveva soprattutto un programma che avanzava con metodo, visione e controllo. E questo, per noi, è il vero valore di un PMO: non solo gestire progetti, ma rendere possibile la trasformazione.